方針や戦略など熟考してプランを作り実務を行っていても、判断に困ることは少なくありません。あるいは、判断が必要なことを気付かずに見過ごしている場合もあります。

忘れられがちなポイント

文章表記を統一することで業務の生産性が向上

意外と曖昧に使われているのが文章のフォーマットです。例えば「〜してください。」と書くのか「〜して下さい。」なのか。意味的にはまったく同じであるし、場面によって違っていても大きな問題にはなりません。しかし、できれば統一されている方がスマートだし、作業上もルールが決められている方が迷わないのでスムーズです。人によって「〜してください。」「〜して下さい。」の判断が違っていたら、文字校正を複数で行うと異なるチェックを付ける人がでてきます。あるいは、カタカナ表記の「−」(音引き)をどうするかとか、どういう場合にカタカナにするのかひらがなにするのかとか、文章を扱っていると、そういう些細な判断が生まれてきます。すると「ここはどうしましょう?」という検討が必要になってきます。こういうものがいくつかあると毎回毎回そのチェックで余計な時間と手間を取られてしまいます。
これは全社的にルールが決まってさえいれば不要な手間と時間です。ひとつひとつは小さな事ですが、そういうことが増えてくると塵も積もればで煩雑になって、手間と時間とエネルギーをとられ、本質的な部分の検討がおろそかになります。実は、こういうどっちでも良いような判断や検討の増加が販促や広報業務を忙しくしていたりします。
企業によっては、ルールブックをつくって表記を統一しています。そうすることによって、ムダな検討作業がなくなり、全社的に文章が統一されてスマートになるという二重の効果があります。企業の規模にかかわらず作っておくと担当者が変わっても簡単に引き継げます。また、外部会社に依頼する際にもそのルールブックを渡しておけば、毎回細かい指示をしなくてもすみます。
昨今日本の会社の生産性が問われていますが、こういった事からも生産性が違ってきます。余計な手間に取られている時間とエネルギーをもっと大事なことに注ぐべきです。

言葉の選択を怠るとリスクになる

最近は、ダーバーシティが重視され、差別や平等性、公平性に敏感になって、ちょっとした言葉の使い方が問題になる場合があります。昔から当たり前に使っている言葉でも時代の流れで、悪い意味に取られる場合もあるので要注意です。例えば「業者」と言う言葉は昔から当たり前に使われており、行政でも「〜業者」といった表現がされています。しかし、取引上優位にあるような企業が、外部の企業を「業者」と表現する場合、差別的に受け取られる場合があります。最近では協力会社、外部協力企業といった表現を使い企業が増えています。こういうケースは今後も増えていくのではないかと思います。「業者」に関しては意識されていない企業もまだまだ多いと思います。しかし、東京五輪での某会長の発言が大騒動を引き起こしたように、本人が悪気はなくても、公の場で従来の感覚のままでいると大問題になります。そういった、ちょっとした言葉の選び方にも企業の意識が現れてきます。

社名やロゴ表記の合理的なやり方

言葉遣いと共に手間と時間をとるのが、社名やロゴマークの扱いです。これもルールが決まっていないために、いちいち上司や以前の担当者に確認したりという作業が発生します。またその際に社内の色々な人からいろいろな意見が出てきますが、バラバラな意見になったりし、指針がないためまとまりません。仕方なく、とりあえずということで処理したものの、同様のことが発生するとまた同じ事が繰り返されたりして非常にムダな手間とエネルギーを使います。
専門家をまじえてきちっとルールを決めておけばそういった手間はいっさい無くなります。この場合の専門家というのはデザイナーなどの視覚の専門家だけでなく、総合的に企業の情報コミュニケーションを判断できる人がいるのが望ましいです。なぜなら使用する場面や会社の思いなど、造形だけではない面の視点も必要だからです。もちろん、そういう視点を持ったデザイナーであれば理想的です。

説明は明快に、表現は豊かに

説明する情報

ちょっとした文章表現に企業の個性が表れます。企業の情報には、説明する情報と表現する情報があります。商品や企業情報など、説明する文章や絵や写真というものは、分かりやすくなければ意味がありません。

文章の分かりやすさ

一般的には小学生でも分かる優しい用語を使って簡潔に書いてあることが大切です。そのためには、見る側の視点、いわゆる顧客目線が必要です。顧客から見えるとこの説明をどのように見えるかを意識していれば、どのように構成すると分かりやすいかが分かります。ただし、顧客を意識するあまり過剰な丁寧語で書いてあると余計に分かりにくくなる場合もありますので注意が必要です。また業種にもよりますが、業界の人しか分からない専門用語や業界用語で書いてあるのは、一般に向けた情報では御法度です。また、いわゆるトレンドの言葉を駆使して書いてある場合も少なくありません。特に良く指摘されるのがカタカナ言葉です。日本語として一般化しているものは良いですが、最近のトレンドとなっているような言葉は概ね一般化していません。加えて省略語なども分かりにくいものです。また、顧客に説明する場合に省略語を使うということは礼節面からもあまり良いとは思いません。使う場合は一度省略せずに記述し「以下LPと省略」のように但し書きをいれる方がよいと思います。もちろんこれらの処置は、時と場合によります。特定の層に向けた情報で、省略語の方が理解が早い場合もあります。
専門用語を使っていてもカッコで一般的な言葉を補足してあったり、脚注で説明してあったりするとその企業の配慮を感じます。そういう細かい気配りでその企業の個性が感じられます。昨今の情勢でSDGsを謳っている割には多様性に配慮されていないという場合も多いので注意が必要です。
説明の情報で、そういう分かりにくい言葉でひっかかると途端に説明全体が頭に入りにくくなり、発信する企業にとっても不都合なことになります。

図表の場合

説明は文章だけではありません。図表や写真などもあります。図表で気をつけなければいけないのが、何を説明するためのものなのか、あるいは何を見せたいのかということです。
そのためには、できるだけ余分な情報がない方が良いです。ときどき見かけるのが、図表に過剰なデザインが施されて、デザインの方が印象強くて肝心の図の中身が分かりにくい場合です。その図表が配置されている周囲にマッチしたデザインであることは必要ですが、溶け込みすぎて中身が分かりにくいのは本末転倒です。また、写真の場合、アングルによってどこを見せたいのかが分からない事もあります。
そう言う場合は、写真に矢印や書き込みをするかキャプション(短い説明)を付けるかする必要があります。また、自社で撮影されたのか、暗かったり余計なものが写っていて分かりにくい場合もあります。掲載する側は分かっているので気付かないということだと思いますが、常に顧客にはどう見えるかを意識しておくことが大切です。

(以下制作中)

*表現する情報

*協力会社の選択■リスクを減らすために
■計画的に行うために
■業務の効率化
■効果を測定する