DX化、始めの第一歩。

DX化を叫ばれてもなかなか進まない現状があるようです。企業によって大きな差があり、進みにくい企業では「ツールはあるけど、その使い方が分からない」という声が多いようです。しかし、使い方だけを教わっても使えないのです。重要なのはベースになる「考え方」です。

DX化がなかなか始まらない企業のほとんどと言っても過言ではないのが、そもそも「考え方」がないことです。DX化を「新しいツールを使う」程度に考えていると意味がありません。DX化の本質は「仕事のやり方を変える」ことです。それは合理化による高効率化です。言い換えれば、現状のムダな作業を削除して、仕事のやりかたを洗練させるということです。生産性という言葉が注目されていますが、ムダが多いということは生産性が低いということです(当たり前ですが)。
従来なら、それが当たり前だったことが、文明の進歩によりもっと合理的な方法が登場することで旧来の方法になります。にもかかわらず、従来の方法で行っていると言うことは、知らない間に社会標準より生産性が低くなっているということです。

ひと頃話題になったFAXですが、今でもFAXを使っている業界は多いです。しかし、デジタルで打ち込んだ文書をFAXで送るなんて、愚の骨頂ではないでしょうか。何のために打ち込んだのでしょう。ましてや事務の文書が手書きであるなら、昭和から時間が止まっているかのようです。これらは、一企業の問題ではなくてデジタルには共通のフォーマットが必要であり、それが業界で整備されていないからです。

DX化の大きなポイントは「オンラインでの共有」です。「共有」する「オンライン」で。デジタルやインターネットの最大の利点は「共有」や「複製」「更新」が容易にできることです。これらの利点をうまく使って業務を効率化させるのがDX化です。

従来紙や1台のパソコン、あるいはホワイトボードなどで共有していた情報をオンラインで共有することで、いつでもどこでも社員全員(あるいは関係者)で共有する。それによって、従来行っていた移動やタイムラグ、コピー、メール送信、メールでのやり取りなどが無くなります。

また、オンラインで会議することで、出張費、移動時間、参加者のスケジュール調整などの費用や手間、時間経過がなくなります。会議を早く開催できると言うことは、意思決定が早くなり、行動も早くなります。その際、会議のやり方も重要です。従来のような、会議ありきでの開催ではなく、必要に応じて開催する、目的と参加者を明確にする、事前に資料を共有するなど、できるだけムダな時間がないように進めることが重要です。

こういったオンライン会議を行うためには、もちろん、パソコンやアプリの使い方を習得することが必要です。その際、会議のやり方が決まっていれば、何をどう習得すれば良いかが決まるので、習得にもムダがありません。

漠然と取り組むと意欲も上がりませんし、ムダなことが多くなります。目的をはっきりさせて、できるところから最小限で取り組む方が上手くいきます。こういった進め方や考え方をまず明確にしておかなければ、DX化は絵に描いた餅になりがちです。

営業活動にしても、たくさんの紙の資料を持ち歩いていたものをオンラインまたは、デジタル書類で持つことで、大量の情報を持ちながら身軽であり、見つけやすくなります。モノを見せなかればいけない場合も、説明動画などの素材があれば、その場でかなり実感に近い説明が可能です。こういった営業活動を行うには、営業活動のスタイルを決め、ツールや素材を用意しておかないとできません。そのために必要なツールの使い方も習得が必要ですが、前述の通り、習得すべきものが決まってくるので最小限から始めることができます。

このように、まず「考え方」を構築し、具体化することが重要です。ツールと環境ありきで進めると形骸化、もしくは混乱し、うまく進みません。