ムダな会議の法則。

日本の会社はムダな会議(ミーティング)が多いと言われます。

「タイムイズマネー」なのにムダな時間を複数の人数で浪費するのはほんとに意味がありません。かつて私も古い大手の会社に勤めていたことがあり、その点は痛感します。

多数の事業を行うアマゾンなどは、「会議は不要、事業部間の摺り合わせも時間のムダ」と言っています。

日本の場合、なぜムダになるのか考えると、日本独特のいくつか法則があると思います。

1.会議の目的を明確にせずに会議をする。
何を決めるために会議をするのかということを最初に明確にしないまま、会議を始め、成り行きで結論を出そうとするのだと思います。その結果、なんだか良く分からない結論が出て、何も動かない、変わらないということになるのだと思います。

2.集まって話すだけで安心する。
日本人は集まるのが好きです。また、個人個人の機能が分化されておらず責任の所在も明確ではないので、個人の仕事が完結していません。そのため、集まることで共有し連帯責任的な感覚を生み出そうとするのではないでしょうか。

3.根本的に会議で決めることではないことを決めようとする。
目的が明確でないことと関連しますが、そもそも話し合って決めることではないことを決めようとする場合もあります。ある途中のプロジェクトを、特に問題が起きていないのに報告させ、それに関する情報を持て異な人に意見を出させたり。それでどうしろいうのかというような会議も起こります。会議ということを理解していないのでしょう。

4.準備せずに会議をする。
これは、多くの会社で起こりがちなのに見過ごされていることです。

有効な会議をするためには、あらかじめ会議の目的や資料、参加者が知らされ、各自で準備してくることが必要です。そうでなければ、会議に出席しても、参加者と同じ次元で問題を考え意見を言うことができません。

糸井重里さんの言葉を借りれば「個人練習をせずにチームの試合に出る」状態です。それがされていない会議で主催者が参加者に意見を求めて「良い意見が出ない」というのは本末転倒です。良い意見を出せる環境作りが必要です。

5.適切でないメンバーで会議をする。
「ブレーンストーミング」などで起こりがちですが、とにかく「人を集めて自由にアイデアを出す」と良いアイデアが出ると思ったら大間違いです。ほとんどの「ブレーンストーミング」が時間の浪費に終わる理由がここにあります。

「ブレーンストーミング」は、テーマについて同レベルで考えられる人が集まらないと意味がありません。相応の問題意識、知見、経験などがあって初めて成立します。ですので、「ブレーンストーミング」が有効な場合というのは極めて少ないはずです。「ブレーンストーミング」は意味が無いという人もいます。

要するにその会議で討議されるべき問題について相応の問題意識や知見を持って居るメンバーでなければ議論にならないということです。

6.会議ありきで会議をする。
日本の場合、これも多いのではないでしょうか。「定例会議」と称して、必要も無いのに集まって茶話会のようなことをする。ある種の休憩時間のようなものになります。

まれに、こういう雑談からアイデアが出ることもあるでしょうが、それは単なる偶然だと思います。そういう偶然を狙える余裕のある会社においては良いのだと思いますが、他にもっと有効な時間の使い方もあるのではないでしょうか。

——-
他にも法則があるかも知れませんが、根本的な原因は、日本の組織が個人に於いて機能分化されていないと言うことだと思います。
そのため、いろいろなことが曖昧になります。「ソウレンソウ」が必要というのもそれが原因ではないでしょうか。

「どんどん個人にまかせるべき」と言われても、業務の範囲が明確にされていないので任せられないし、任されても困るという部分が出てきます。

ものごとは、事情を分かった人間が考え抜く方が良い結果がでます。冒頭のアマゾンの「会議はムダ」もそういう考えが根底にあるはずです。海外では、個人の責任と義務の範囲が明確にされています。そのため、解雇もドライなのですが、組織の基本は、個人の役割を明確にすることなのではないかと思います。
そうすれば、自ずとムダな会議はなくなるはずです。